Categoria Documento

Ao clicar no botão novo na listagem de documento, o sistema é direcionado para a tela de montagem desse novo documento. O documento precisa de um nome para posterior identificação do mesmo.

A forma como vamos criar esse novo documento no sistema pode ser por criação própria ou por envio de um documento em PDF já existente no computador do usuário.

Não esqueça de observar no canto direito as opções de visibilidade do documento que está sendo criado. Se a opção for por privacidade, o documento só será acessível aos usuários que tenham senha de acesso ao sistema.

Dê um nome ao documento que está sendo criado para facilitar sua posterior localização. Ao escolher enviar o documento, o sistema mostra o campo de navegação para que o usuário escolha um arquivo PDF do seu computador para ser enviado ao sistema. Nesse momento, o sistema fará uma leitura do conteúdo do arquivo e indexará seu texto de forma que possa ser pesquisado.

Atenção: Caso seja enviado PDF não-pesquisável, o sistema não vai detectar o conteúdo do arquivo.

De outra forma, escolhendo a criação do documento, o sistema vai possibilitar a escolha de um dos modelos existentes ou a criação de um documento completamente novo.

Inicialmente, a tela mostra um campo vazio, um botão filtrar e uma caixa de seleção vazia. Colocando texto no primeiro dos campos e clicando em Filtrar, a caixa de seleção vai se preencher com os modelos de documentos que contenham o texto do primeiro campo. Deixando o campo vazio e clicando em Filtrar, o sistema vai listar todos os modelos existentes.

Selecionando o modelo, o sistema coloca o modelo dentro do conteúdo do novo documento deixando para o usuário as modificações que ele achar pertinentes na criação do documento sem que o modelo original seja alterado.

Caso não queira partir de um modelo, o usuário pode criar todo o modelo dentro do editor vazio.

Clicando no menu Documento, o usuário é levado para uma página onde é possível criar ou enviar novos documentos, ver sua lista de documentos que precisam de assinatura, ver a lista com documentos assinados por esse usuário, pesquisar por seus documentos inseridos no sistema e listar todos os seus documentos no sistema.

A pesquisa tem duas vertentes. Ao inserir palavras no campo de pesquisa, podemos escolher em encontrar documentos com a expressão exata (O sistema não diferencia maiúsculas, minúsculas, acentos e cedilhas) que foi digitada ou encontrar documentos que tenham todas as palavras digitadas independente de estarem juntas ou separadas no mesmo documento.

O resultado na pesquisa é mostrado em uma listagem com o nome da pasta seguido do nome do documento, a situação em que o documento se encontra no sistema, uma chave de validação e a informação se o documento é privado. Ao lado de cada documento, temos uma lista de possíveis ações que o sistema permite realizar.

Ao clicar em ver o documento, este será mostrado em uma janela pop-up já em PDF. Como PDF, ele pode ser baixado para o computador do usuário e utilizado de acordo com sua vontade.

Ao clicar em Histórico do documento, o sistema leva o usuário a uma página com duas colunas. Na coluna da esquerda é possível ler todos os eventos registrados para esse documento com data e hora, usuário e o texto do que foi feito. Na coluna da direita é mostrada uma janela com o documento PDF.

Observe o botão com Imprimir Histórico do documento. Ao clicar nesse botão, o sistema vai criar um novo PDF com uma primeira página detalhando os eventos do documento seguida do próprio documento. Observe que o documento original fica guardado no sistema preservado sem a folha do histórico. O motivo dessa manobra é a garantia da inviolabilidade e autenticidade do documento quando o mesmo possua certificado digital inserido. Mesmo o acréscimo dessa folha de abertura ‘modifica’ o o documento original e isso destrói o certificado inserido. Portanto, para evitar esse problema, criamos um novo documento com o original e a folha de eventos mantendo o documento original intacto. Esse novo documento tem a finalidade de acompanhar as impressões do documento original, apresentar o link de localização do documento digital com o certificado inserido. Assim, caso haja qualquer dúvida sobre a veracidade e da autenticidade do documento, basta consultar o link e digitar a chave que acompanha o documento.

Quando o documento é criado ou enviado para o sistema o indexador fará a varredura do documento e guardará todo o texto que identificar. A opção de   Indexar fará a leitura do documento novamente e guardará as informações para pesquisa. Isso é importante porque o documento pode ser assinado ou autenticado após o envio ao sistema e essa informação não constará na pesquisa caso o documento não seja indexado após a assinatura ou autenticação. A indexação libera o usuário a modificar o que foi encontrado pelo OCR. Caso algum documento seja enviado em PDF não-pesquisável e o sistema não consiga identificar o texto, o próprio usuário poderá escrever o que está no documento.

A opção   assinar e a opção   autenticar fazem a mesma ação de inserir o certificado digital no documento garantindo a autenticidade e inviolabilidade do mesmo. Qualquer alteração realizada no documento após sua assinatura causará a remoção ou dano ao certificado fazendo com que fraudes sejam detectadas facilmente. Obviamente a assinatura deve ser realizada para corresponder à assinatura física de um documento em cartório, portanto, tem validade jurídica em contratos e outros documentos oficiais. Já a autenticidade é aplicada ao documento quando o mesmo é inserido no sistema e precisaria de uma autenticação de cartório. Qualquer funcionário público que declare autenticidade de um documento também tem fé pública. Assim, cópias de documentos apresentados em licitações e autenticadas pelos auxiliares do pregoeiro podem ser autenticadas também por dentro do sistema.

Finalmente,   Excluir um documento é possível. Mas nenhum documento que esteja anexado a um processo não pode ser excluído. Somente aquele que criou o documento pode excluí-lo e o documento não será visto mais no sistema.