Certificado Digital

Para poder certificar digitalmente um documento, o usuário deve enviar o seu certificado A1 para o sistema. Clicando em Certificado no menu superior, o usuário é levado para a tela com a lista de certificados enviados por ele. Somente o primeiro certificado enviado por ele será utilizado pelo sistema. Caso precise de outro certificado, ele deve apagar o certificado anterior para poder colocar o novo. Isso é importante porque cada usuário só assina um documento por si mesmo, sem possibilidade de assinar por outro usuário.

Clicando em enviar o certificado, o sistema abre  tela de envio com o campo de pesquisa para que o usuário localize seu certificado A1 no seu computador e o envie para o sistema. Nesse momento o sistema solicita a senha do certificado. A senha não é guardada no sistema, mas é necessária para garantir que o certificado está correto e possa ser arquivado para uso posterior. Todas as vezes que o usuário precisar utilizar o certificado, ele precisará informar a senha do certificado.

Documento – Criação

Ao clicar no botão novo na listagem de documento, o sistema é direcionado para a tela de montagem desse novo documento. O documento precisa de um nome para posterior identificação do mesmo.

A forma como vamos criar esse novo documento no sistema pode ser por criação própria ou por envio de um documento em PDF já existente no computador do usuário.

Ao escolher enviar o documento, o sistema mostra o campo de navegação para que o usuário abra o explorer do seu computador e escolha o documento para ser enviado ao sistema. Nesse momento, o sistema fará uma leitura do conteúdo do arquivo e indexará seu texto de forma que possa ser pesquisado.

Atenção: Caso seja enviado PDF não-pesquisável, o sistema não vai detectar o conteúdo do arquivo.

De outra forma, escolhendo a criação do documento, o sistema vai possibilitar a escolha de um dos modelos existentes ou a criação de um documento completamente novo.

Nesse ponto, o sistema coloca o modelo dentro do conteúdo do novo documento deixando para o usuário as modificações que ele achar pertinentes na criação do documento sem que o modelo original seja alterado.

Documento – Listagem

Clicando no menu Modelo, o usuário é levado para uma página onde é possível pesquisar por documentos inseridos no sistema, listar todos os documentos ou inserir um novo documento no sistema.

A pesquisa tem duas vertentes. Ao inserir palavras n campo de pesquisa, podemos escolher em encontrar documentos com a expressão exata que foi digitada ou encontrar documentos que tenham todas as palavras digitadas independente de estarem juntas ou separadas no mesmo documento.

O resultado na pesquisa é mostrado em uma listagem com o nome do documento e a situação em que ele se encontra no sistema. Ao lado de cada documento, temos uma lista de ações que podemos realizar com ele.

Ao clicar em ver o documento, este será mostrado em uma janela pop-up já em PDF. Como PDF, ele pode ser baixado para o computador do usuário e utilizado de acordo com sua vontade.

A opção de Indexar fará a leitura do documento novamente e guardará as informações para pesquisa. Isso é importante porque o documento pode ser assinado ou autenticado após o envio ao sistema e essa informação não constará na pesquisa caso o documento não seja indexado após a assinatura ou autenticação.

A opção assinar e a opção autenticar fazem a mesma ação de inserir o certificado digital no documento garantindo a autenticidade e inviolabilidade do mesmo. Qualquer alteração realizada no documento após sua assinatura causará a remoção ou dano ao certificado fazendo com que fraudes sejam detectadas facilmente.

Modelo – Novo

Ao criar um novo modelo é importante nomear o modelo de forma a facilitar sua localização no momento de criar um novo documento. A marcação de usar em Processo separa esse modelo para que ele seja usado no momento de criar uma capa de processo e evita que o mesmo apareça na criação de um documento.

O editor TinyMCE auxilia na criação do modelo formatando o texto colocado no modelo com cores, tamanhos, alinhamentos, criação de tabelas, listas e demais elementos. O editor TinyMCE permite a edição com o método WYSIWYG (What You See Is What You Get – O que você vê é o que você consegue). Esse método permite editar o modelo sem que seja preciso conhecimento de HTML.

Caso se tenha um documento no Microsoft Word no computador do usuário, é possível salvar o documento como html e levá-lo para o DigitalSign transformando-o em um modelo ou em um documento.

Modelo – Editar

Ao clicar em [Editar] ao lado de cada modelo da listagem de modelos, o sistema permite que o usuário altere o modelo existente de forma visual. O editor TinyMCE permite a edição com o método WYSIWYG (What You See Is What You Get – O que você vê é o que você consegue). Esse método permite editar o modelo sem que seja preciso conhecimento de HTML.

Clicando em ‘Visualizar‘ e escolhendo a opção ‘Código Fonte‘ é possível alterar o próprio HTML do modelo. Importante ter cuidado ao alterar o código do HTML pois isso pode impedir a criação dos documentos por erros cometidos nesse passo. O editor permite muitas ações de alinhamento, tamanhos de fontes, cores, criação de listas e tabelas tanto no modo visual quanto no modo código HTML.

Modelo – Ver

Ao clicar no link [VER] ao lado de cada modelo na listagem de modelos, o sistema apresenta como fica o modelo do documento em HTML na tela do computador. Essa exibição é somente ilustrativa, pois na conversão para PDF, algumas formatações do HTML podem ser perdidas.