Listagem de Documentos

Listagem de Documentos

Clicando no menu Documento, o usuário é levado para uma página onde é possível criar ou enviar novos documentos, ver sua lista de documentos que precisam de assinatura, ver a lista com documentos assinados por esse usuário, pesquisar por seus documentos inseridos no sistema e listar todos os seus documentos no sistema.

A pesquisa tem duas vertentes. Ao inserir palavras no campo de pesquisa, podemos escolher em encontrar documentos com a expressão exata (O sistema não diferencia maiúsculas, minúsculas, acentos e cedilhas) que foi digitada ou encontrar documentos que tenham todas as palavras digitadas independente de estarem juntas ou separadas no mesmo documento.

O resultado na pesquisa é mostrado em uma listagem com o nome da pasta seguido do nome do documento, a situação em que o documento se encontra no sistema, uma chave de validação e a informação se o documento é privado. Ao lado de cada documento, temos uma lista de possíveis ações que o sistema permite realizar.

Ao clicar em ver o documento, este será mostrado em uma janela pop-up já em PDF. Como PDF, ele pode ser baixado para o computador do usuário e utilizado de acordo com sua vontade.

Ao clicar em Histórico do documento, o sistema leva o usuário a uma página com duas colunas. Na coluna da esquerda é possível ler todos os eventos registrados para esse documento com data e hora, usuário e o texto do que foi feito. Na coluna da direita é mostrada uma janela com o documento PDF.

Observe o botão com Imprimir Histórico do documento. Ao clicar nesse botão, o sistema vai criar um novo PDF com uma primeira página detalhando os eventos do documento seguida do próprio documento. Observe que o documento original fica guardado no sistema preservado sem a folha do histórico. O motivo dessa manobra é a garantia da inviolabilidade e autenticidade do documento quando o mesmo possua certificado digital inserido. Mesmo o acréscimo dessa folha de abertura ‘modifica’ o o documento original e isso destrói o certificado inserido. Portanto, para evitar esse problema, criamos um novo documento com o original e a folha de eventos mantendo o documento original intacto. Esse novo documento tem a finalidade de acompanhar as impressões do documento original, apresentar o link de localização do documento digital com o certificado inserido. Assim, caso haja qualquer dúvida sobre a veracidade e da autenticidade do documento, basta consultar o link e digitar a chave que acompanha o documento.

Quando o documento é criado ou enviado para o sistema o indexador fará a varredura do documento e guardará todo o texto que identificar. A opção de   Indexar fará a leitura do documento novamente e guardará as informações para pesquisa. Isso é importante porque o documento pode ser assinado ou autenticado após o envio ao sistema e essa informação não constará na pesquisa caso o documento não seja indexado após a assinatura ou autenticação. A indexação libera o usuário a modificar o que foi encontrado pelo OCR. Caso algum documento seja enviado em PDF não-pesquisável e o sistema não consiga identificar o texto, o próprio usuário poderá escrever o que está no documento.

A opção   assinar e a opção   autenticar fazem a mesma ação de inserir o certificado digital no documento garantindo a autenticidade e inviolabilidade do mesmo. Qualquer alteração realizada no documento após sua assinatura causará a remoção ou dano ao certificado fazendo com que fraudes sejam detectadas facilmente. Obviamente a assinatura deve ser realizada para corresponder à assinatura física de um documento em cartório, portanto, tem validade jurídica em contratos e outros documentos oficiais. Já a autenticidade é aplicada ao documento quando o mesmo é inserido no sistema e precisaria de uma autenticação de cartório. Qualquer funcionário público que declare autenticidade de um documento também tem fé pública. Assim, cópias de documentos apresentados em licitações e autenticadas pelos auxiliares do pregoeiro podem ser autenticadas também por dentro do sistema.

Finalmente,   Excluir um documento é possível. Mas nenhum documento que esteja anexado a um processo não pode ser excluído. Somente aquele que criou o documento pode excluí-lo e o documento não será visto mais no sistema.

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